Jak wybrać najlepsze oprogramowanie - 5 kroków

Rozwiązania IT są przeznaczone nie tylko dla korporacji, ale również dla małych i średnich przedsiębiorstw. Wspomagają ich działanie i podnoszą konkurencyjność na rynku. Dlatego też warto wiedzieć, jak dobrać właściwe oprogramowanie. Firma Pentacomp, zajmująca się oprogramowaniem IT dla przedsiębiorstw i administracji publicznej, wskazuje 5 kwestii, na jakie warto zwrócić uwagę myśląc o wdrożeniu nowego systemu.

5 kroków do właściwego oprogramowania

1. Jasno określone cele to podstawa

Zasadniczym punktem procesu wyboru właściwego oprogramowania jest określenie celów i priorytetów biznesowych firmy oraz dobranie do nich typu oprogramowania, który pozwoli te cele zrealizować. Podstawą ich wyznaczenia jest znajomość obecnych możliwości przedsiębiorstwa i jego słabych punktów stojących na przeszkodzie wykorzystania potencjalnych okazji na rynku. Fundamentalnie ważna jest również znajomość rynku, skali zapotrzebowania na usługę czy produkt, jaki oferuje firma oraz możliwość jej rozbudowania.

Wyznaczenie obszarów działalności organizacji, jakie należy rozwinąć czy zmodernizować, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, warto powierzyć grupie niezależnych ekspertów. Zespół ten będzie odpowiedzialny za wybór oprogramowania oraz jego wdrożenie. Sukces w dużym stopniu zależy od klarowności wymagań stawianych dostawcy przez firmę oraz właściwej współpracy obu stron.

2. Wielkość ma znaczenie

Po zawężeniu obszaru poszukiwań oprogramowania do konkretnego typu, należy ustalić, jakie funkcje ma spełniać. W zależności od potrzeb modernizowanego obszaru działalności będzie to jedna prosta funkcja, np. gromadzenie danych, lub połączenie wielu zadań, np. gromadzenie danych, analiza i raportowanie operacyjne lub zarządcze. W tym przypadku należy poszukać takiego oprogramowania, które poradzi sobie z nimi wszystkimi. Drugą kwestią jest liczebność użytkowników oprogramowania. Tzn. ile zakładów, jednostek organizacyjnych, stanowisk będzie wyposażonych w system. Od tego zazwyczaj również uzależniona jest cena za licencję na oprogramowanie.

Jeśli zależy nam na przyspieszeniu obiegu informacji w przedsiębiorstwie i wyeliminowaniu błędów w tworzonych do tej pory ręcznie raportach, będzie potrzebne oprogramowanie klasy Business Intelligence (BI). W takim przypadku należy wybrać rodzaj oprogramowania, który będzie odpowiadał ilości użytkowników systemu i danych, jakie będzie przechowywał. Sieć kilku restauracji w sąsiadujących miastach nie będzie potrzebowała tak rozbudowanego systemu jak sieć pizzerii w kilku województwach.

W sytuacji, gdy chcemy zoptymalizować zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa, należy wybrać taki system EAM, który będzie odpowiadał wielkości przedsiębiorstwa i rodzajowi zasobów, jakimi dysponuje. W zależności czy firma posiada wiele nieruchomości, czy może dużą flotę samochodów, funkcjonalności systemu będą się różnić. Uzależnione są również od wielkości i stopnia skomplikowania struktury przedsiębiorstwa.

3. Cena nie jest najlepszym doradcą

W przypadku wyboru oprogramowania cena nie może być najistotniejszym kryterium.

Tańsze oprogramowanie przynosi oszczędności jedynie w momencie zakupu. Zazwyczaj podczas jego użytkowania okazuje się, że ma ograniczone funkcjonalności i albo część prac wykonamy ręcznie, albo porzucimy korzystanie z oprogramowania i wrócimy do starych metod. Droższe oprogramowanie zapewne będzie posiadało wszystkie potrzebne nam funkcjonalności, ale poza nimi wiele innych, z których nie będziemy szybko korzystać. Dlatego część wydatków pójdzie na marne. Właściwą kwestią decydującą musi być dobór funkcjonalności oprogramowania do potrzeb firmy.

 4. Oprogramowanie i co jeszcze?

Oferta dobrego dostawcy oprogramowania nie kończy się na samym systemie i licencji na niego. Dla przedsiębiorcy istotną kwestią powinna być pomoc przy wdrożeniu oprogramowania, opieka merytoryczna ze strony dostawcy oraz dobra współpraca z serwisem. W sytuacjach, gdy rozwiązania typowe nie dają się zastosować w organizacji lub zaspokajają jedynie część potrzeb, cenna staje się elastyczność dostawcy. Firmy, które same tworzą oprogramowanie mogą stworzyć system odpowiadający indywidualnym potrzebom klienta. Warto również zwrócić uwagę, czy dostawca jest w stanie wprowadzać zmiany do oprogramowania i jak szybko. Zdarza się często potrzeba dostosowania go do zmian w prawie lub nowej sytuacji w organizacji, np. rozbudowania jej o dodatkową gałąź działalności.

Istotną kwestią jest również jakie dodatkowe koszty wiążą się z wprowadzeniem nowego oprogramowania. Cena samego oprogramowania to zaledwie kilkanaście procent wszystkich kosztów. Licencje, dodatkowy sprzęt, szkolenia pracowników oraz ich udział w pracach wdrożeniowych to elementy, bez których wdrożenie i późniejsze osiągnięcie celów biznesowych nie ma szans powodzenia. A przecież ponosimy te koszty tylko po to, aby osiągnięć te właśnie cele.

5. Zakup oprogramowania to nie koniec

Zakup oprogramowania nie jest ostatnim etapem na drodze do celu. W tym momencie istotne jest właściwe przeprowadzenie wdrożenia, podczas którego firma powinna egzekwować wszelkie zapisy umowy z dostawcą. Jeśli jednak pojawią się nieprzewidziane zmiany sytuacji na rynku czy w firmie, cenną cechą obu stron współpracy staje się elastyczność i umiejętność dostosowania do zmian.

Od pomysłu na zakup nowego oprogramowania do jego użytkowania jest długa droga, ale im lepiej przyłożymy się do właściwego wyboru systemu, tym mniej problemów pojawi się później.

Autor tekstu: Maciej Majewski, Prezes Zarządu

Pentacomp Systemy Informatyczne S.A.